Lahti Energian työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyä koskeva tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten me Lahti Energialla keräämme ja käsittelemme työnhakijoiden henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjät

• Lahti Energia Oy (080487-1)
• Lahti Energia Sähköverkko Oy (2075131-1)

2. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Lahti Energia Oy / Tietosuoja-asiat
Kauppakatu 31, Postiosoite PL 93
15140, Lahti
Puh. 029 000 8000

Lahti Energia konsernin tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Puh. 029 000 8000 / Sähköposti: tietosuojavastaava@lahtienergia.fi

3. Mihin käyttötarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Lahti Energia konsernin henkilöstön rekrytointi:

• Työhakemuksen vastaanottaminen, käsittely ja säilyttäminen
• Työnhakijan ja Lahti Energian välisen työsopimuksen solmiminen
• Työhakemuksen säilyttäminen mahdollista tulevaa rekrytointia varten.

Tietojesi käsittely perustuu Lahti Energia konsernin oikeutettuun etuun, kuten lähettämääsi työhakemukseen ja rekrytointiprosessiin sekä suostumuksellasi tehtävään henkilö- ja soveltuvuustestaukseen tai ilmoittamiltasi suosittelijoilta kerättäviin tietoihin. Lisäksi henkilötietoja käsitellään työnhakijan ja Lahti Energian välisen työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

Jokainen Lahti Energia konserniin kuuluva yritys vastaa rekisterinpitäjänä omien työnhakijoidensa henkilötietojen käsittelystä. Lahti Energia Oy ylläpitää keskitetysti konserniyrityksien työnhakijoiden henkilötietoja ja käsittelee tietoja hallinnollisia tarkoituksia sekä konsernin liiketoiminnan suunnittelua ja kehittämistä varten. Lahti Energian konserniyritykset käsittelevät työnhakijoiden tietoja vain siltä osin, kuin kyse on ko. konserniyrityksen työtehtävän täyttämisestä.

4. Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja mistä keräämme tiedot?

Käsittelemme seuraavia työhönottoprosessin ja haettavan työtehtävän kannalta tarpeellisia henkilötietoja työnhakijoista:

• Yksilöintitiedot: etu- ja sukunimi, syntymäaika (henkilötunnus tarvittaessa esim. testeihin, turvallisuusselvityksen ja työsopimuksen tekemiseen liittyen)
• Yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite
• Työhakemukseen ja ansioluetteloon liittyvät tiedot, kuten työkokemus, koulutustiedot, kielitaito, osaaminen, luottamustoimet, palkkatoive
• Tiedot ko. haettavan työtehtävän edellyttämistä seikoista ja erityisosaamisesta (esim. ajokortti)
• Videohaastattelut
• Suosittelijat
• Haastatteluun ja testeihin (esim. huumausainetestaukseen, luottotietotarkistuksiin) liittyvät tiedot sekä turvallisuusselvityslain mukaiset turvallisuusselvitystiedot työhön valitusta mm. nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite, selvityksestä annettava lausunto.
• Suostumuksellasi julkisesti saatavilla olevaa tietoa esim. LinkedIn tai muu sosiaalisen median palvelu
• Kopiot työ- ja koulutodistuksista
• Mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot.

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään ensisijaisesti sinulta itseltäsi tai suostumuksellasi suosittelijoilta tai testaukseen perustuen. Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa.

5. Mille tahoille siirrämme ja luovutamme tietoja? Siirrämmekö tietoa ETA-alueen ulkopuolelle?

Emme luovuta henkilötietojasi säännönmukaisesti konsernin ulkopuolelle, emmekä siirrä niitä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa lain vaatimusten mukaisesti viranomaisille ja muille tahoille, kuten Suojelupoliisille (turvallisuusselvityslain mukaisesti mm. selvitystä haettaessa ja lain mukaisia ilmoituksia tehtäessä).

Käytämme ulkopuolista palveluntarjoajaa rekrytointipalvelun ylläpitoon ja hallintaan. Voimme myös käyttää henkilö- ja soveltuvuusarviointien sekä rekrytointiprosessin toteuttamiseen ulkopuolisia palveluntarjoajia. Solmimme kaikkien palveluntarjoajien kanssa sopimuksen henkilötietojen käsittelystä ja edellytämme yhteistyökumppaneidemme käsittelevän henkilötietoja vain siinä määrin, kuin se on tarpeen ko. palvelun tuottamiseksi.

6. Miten suojaamme tietoja ja kuinka kauan säilytämme niitä?

Tietoja säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Työnhakijoiden tietoja käsittelevät vain rekrytointiin osallistuvat henkilöt heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Varmistamme henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidemme kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.

Jättämäsi avoimen hakemuksen tiedot säilytetään 12 kuukautta. Tiettyä tehtävää varten tehtyjä hakemuksia ja rekrytointiprosessissa kerättyjä henkilötietoja säilytetään kaksi vuotta rekrytointipäätöksen tekemisestä. Tarvittavat tiedot siirretään työntekijöiden henkilötietorekisteriin Lahti Energian ja työnhakijan tehdessä työsopimuksen.

Suostumuksellasi henkilötietojasi voidaan säilyttää myös kauemmin esim. tulevia rekrytointiprosesseja varten.

Henkilötietoja voidaan myös säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen laissa asetetun Lahti Energian velvoitteen täyttämiseksi.

7. Oikeutesi rekisteröitynä tietojen käsittelyyn liittyen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa 2 kohdassa mainittuun osoitteeseen. Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet:

• Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa.
  – Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.
• Oikeus peruuttaa suostumus
  – Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn tietojenkäsittelyn laillisuuteen
• Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  – Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.
• Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
  – Sinulla on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos katsot ettei EU:n tietosuoja-asetusta ole noudatettu henkilötietojesi käsittelyssä.